Planowanie pracy przedsiębiorstwa wymaga uwzględnienia wielu zależności, które nie za każdym razem są widoczne na pierwszy rzut oka. Opóźniona dostawa może wpłynąć na realizację zlecenia, a błędnie przypisany koszt zmienić wynik finansowy danego okresu. Gdy liczba operacji rośnie, ręczne przekazywanie informacji między działami staje się trudniejsze do kontrolowania.

W takich warunkach znaczenie zyskuje sposób gromadzenia i przetwarzania danych. Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania wykorzystywane w różnych obszarach działalności, w głównej mierze w sprzedaży, finansach, zarządzaniu zasobami i obsłudze procesów administracyjnych. Przy ocenie takiego narzędzia warto zwrócić uwagę nie tylko i wyłącznie na listę funkcji, niemniej jednak także na codzienne zadania, które mają być wykonywane za jego pomocą. Inne potrzeby będzie miała firma realizująca dużą liczbę niedużych zamówień, a inne przedsiębiorstwo prowadzące produkcję na podstawie indywidualnych zleceń. Różnice dotyczą zarówno sposobu rejestrowania operacji, jak i zakresu informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

Istotnym elementem organizacji danych jest ich powiązanie z konkretnymi procesami. Comarch ERP obejmuje systemy przeznaczone do zarządzania różnymi obszarami przedsiębiorstwa, przy czym dostępne funkcje zależą od wybranego rozwiązania a także jego konfiguracji. W praktyce ważne jest uwarunkowanie, w którym momencie powstaje dokument, kto odpowiada za jego sprawdzenie i jakie kolejne czynności są od niego zależne. Przykładem może być obsługa reklamacji. Sam zapis zgłoszenia nie wystarcza, jeżeli powinno się jeszcze sprawdzić historię sprzedaży, przystępność części, sposób rozliczenia oraz status podmiany towaru. Podobne współzależności występują przy kształtowaniu zakupów i kontroli należności. System może porządkować wymianę tych informacji, niemniej jednak nie zastępuje zasad określających, kto podejmuje decyzje i na jakiej bazie. Należy także uwzględnić ograniczenia wynikające z integracji z zewnętrznymi narzędziami. Jeśli dane są przekazywane między różnymi aplikacjami, powinno się określić częstotliwość ich aktualizacji, zakres przesyłanych pól a także sposób postępowania w razie błędu.

Przygotowanie nowego środowiska informatycznego wymaga prześledzenia dotychczasowych przyzwyczajeń i procedur. Wdrożenia Comarch mogą obejmować konfigurację modułów, przenoszenie danych, ustalanie uprawnień a także sprawdzanie przebiegu wybranych operacji. Jednym z częstszych problemów jest rozbieżność między formalnym opisem procesu a sposobem, w jaki de fakto wykonują go pracownicy. Przykładowo dokument może być zatwierdzany w kilku miejscach, mimo że obowiązująca procedura przewiduje tylko jeden etap akceptacji. Przed odwzorowaniem takiego procesu w systemie należy ustalić, czy dodatkowe czynności są uzasadnione, czy wynikają z wcześniejszych ograniczeń. Istotne jest też przygotowanie danych do migracji. Przestarzałe kartoteki, różne nazwy tych samych produktów i brak jednolitych oznaczeń mogą utrudnić szukanie informacji oraz tworzenie zestawień. Przeniesienie wszystkich zapisów bez wcześniejszej testom nie za każdym razem jest odpowiednim wyjściem. Zakres migracji powinien uwzględniać potrzeby operacyjne, oczekiwania dotyczące dokumentacji i sposobności techniczne. Po konfiguracji trzeba przeprowadzić testy na rzeczywistych przykładach, w tym na sytuacjach nieszablonowych, które mogą ujawnić problemy niewidoczne w trakcie sprawdzania standardowych operacji.

Zmiany w sposobie pracy wymagają także ustalenia zasad sprawdzeniu i obsługi błędów. Pracownicy powinni wiedzieć, jak poprawić nieprawidłowy zapis, gdzie sprawdzić status dokumentu i do kogo zgłosić problem, którego nie mogą rozwiązać we własnym zakresie. W innym przypadku część informacji może być zapisywana poza systemem, np w arkuszach albo wiadomościach, co z czasami prowadzi do powstawania kilku wersji tych samych danych. Znaczenie ma również kontrola uprawnień, szczególnie gdy system obsługuje dane finansowe, kadrowe albo handlowe. Dostęp powinien odpowiadać zakresowi obowiązków, a zmiany wprowadzane przez użytkowników muszą podlegać przyjętym zasadom ewidencji. Osobnym zagadnieniem jest utrzymanie systemu po zakończeniu prac wdrożeniowych. Aktualizacje, zmiany organizacyjne i nowe wymagania dotyczące raportowania mogą powodować konieczność modyfikacji ustawień albo sposobu obsługi procesów. Przydatnym punktem odniesienia są regularnie analizowane wskaźniki, tj. liczba błędnych dokumentów, czas realizacji zamówień czy częstotliwość ręcznego poprawiania danych. Pozwalają one sprawdzić, które elementy wymagają następnej analizy, bez zakładania z góry, że samo wdrożenie rozwiąże wszystkie trudności organizacyjne.

Sprawdź: comarch erp e-sklep.