Planowanie większego projektu na prawdę bardzo często zaczyna się od bardzo ogólnego opisu celu, który trudno od razu przełożyć na dokładnie sprecyzowane zadania. Jednym ze sposobów uporządkowania takiego zakresu pracy jest struktura podziału prac, czyli Work Breakdown Structure. Umożliwia ona rozłożyć projekt na mniejsze elementy, aż do poziomu obowiązków, które można już przypisać konkretnym osobom albo zespołom.

W praktyce istotne jest jednak zachowanie właściwego poziomu szczegółowości. Zbyt ogólny podział mało pomaga przy planowaniu, natomiast nadmierne rozbijanie pracy sprawia, że struktura staje się trudna do utrzymania. Dlatego przy jej tworzeniu warto od początku uwzględnić wielkość projektu, liczbę uczestników a także sposób późniejszego monitorowania realizacji.

Do przygotowania takiej struktury można wykorzystać Online WBS creator, czyli narzędzie działające w przeglądarce, które daje możliwość zbudować hierarchiczny podział zakresu projektu bez konieczności ręcznego układania wszystkich elementów w osobnych dokumentach. Przydatną funkcją może być możliwość łatwego przesuwania poziomów, zmiany nazw zadań czy dodawania kolejnych gałęzi. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy zakres projektu zmienia się już podczas planowania. Z praktycznego punktu widzenia warto najpierw określić główne obszary pracy, a dopiero później schodzić na niższe poziomy. Dzięki temu łatwiej zauważyć, czy jakiś fragment projektu został pominięty lub czy jedno zadanie nie obejmuje zbyt wielu różnorakich czynności.

W przypadku bardziej rozbudowanych przedsięwzięć wykorzystywane jest również WBS software, które może łączyć strukturę podziału prac z innymi informacjami dotyczącymi projektu. W współzależności od rozwiązania mogą pojawić się współzależności między zadaniami, odpowiedzialność za poszczególne elementy, terminy czy dodatkowe pola opisowe. Nie oznacza to jednak, że wszystkie dostępne funkcje są potrzebne w każdym projekcie. Przy niewielkim przedsięwzięciu rozbudowane narzędzie może utrudniać pracę zamiast ją porządkować. Znacząca jest też możliwość późniejszego zastosowania przygotowanej struktury, przykładowo podczas budowy harmonogramu lub szacowania zasobów. WBS opisuje głównie zakres pracy, dlatego nie powinien być traktowany jako pełny harmonogram projektu.

Wybierając WBS program, warto zwrócić uwagę głównie na sposób organizowania danych i łatwość wprowadzania zmian. Przy długiej strukturze znaczenie ma sposobność szybkiego odnajdywania konkretnych elementów, zwijania poziomów a także zachowania czytelnej hierarchii. Istotny może być również sposób eksportowania danych, jeśli dalsze planowanie odbywa się w innym narzędziu. Warto w dodatku pamiętać, że sama aplikacja nie rozwiązuje problemów związanych z nieprecyzyjnie określonym zakresem. Jeżeli już na początku nie zostaną ustalone granice projektu, struktura może się stopniowo rozrastać i obejmować zadania, które nie należą do pierwotnego celu. Narzędzie służy więc przede wszystkim do uporządkowania przedtem przemyślanego zakresu, a nie do zastępowania analizy projektu.

Zobacz: Online WBS creator.