Przy organizowaniu przewozu uwagę zwraca się nie tylko na sam środek transportu, niemniej jednak też na warunki, w jakich będzie odbywała się cała operacja. Rodzaj towaru, jego ilość, sposób zapakowania a także miejsce odbioru mogą zmienić pierwotne założenia dotyczące trasy. Właśnie dlatego transport i spedycja wymagają wcześniejszego zebrania informacji, które na 1-szy rzut oka mogą wydawać się drugorzędne.
Inaczej planuje się przewóz kilku palet do magazynu z łatwym dojazdem, a przeciwnie ładunek o nietypowych wymiarach kierowany do obiektu z ograniczoną przestrzenią manewrową. Znaczenie ma także godzina, w której możliwy jest załadunek. Jeżeli już samochód przyjedzie zbyt wcześnie, może oczekiwać na rozpoczęcie prac, jednakże późniejsze przybycie może kolidować z godzinami przyjęć. Z tego powodu harmonogram powinien uwzględniać rzeczywisty przebieg poszczególnych czynności, a nie tylko przewidywany czas jazdy.
Przy trasach przebiegających przez kilka państw zakres planowania staje się szerszy. Transport krajowy i międzynarodowy opiera się na podobnych głównych zasadach, niemniej jednak przewóz zagraniczny wymaga uwzględnienia dodatkowych przepisów i formalności. Kierowca może napotkać różnorodne ograniczenia dotyczące ruchu ciężkich aut, odmienne zasady korzystania z dróg oraz czasowe zakazy przejazdu. Istotne są także dokumenty towarzyszące przesyłce. Ich brak lub niezgodność danych może wpłynąć na przebieg kontroli i spowodować przestój. Przy dłuższych trasach nie można także pomijać odpoczynków a także czasu potrzebnego na wykonanie obowiązkowych przerw. W praktyce znaczy to, że planowanie przejazdu wymaga połączenia informacji dotyczących ładunku, trasy i dostępnych godzin obsługi. Sama odległość pomiędzy dwoma punktami nie umożliwia z dokładnością określić, kiedy przesyłka zostanie dostarczona.
W sytuacji ładunków przewożonych między odległymi kontynentami wykorzystywane są inne rozwiązania. Transport morski może stanowić główny etap całego przewozu, ale zazwyczaj nie rozpoczyna się i nie kończy wprost przy siedzibie nadawcy lub odbiorcy. Towar należy najpierw dostarczyć do dobrego terminala, a po zakończeniu rejsu zorganizować jego dalszy przewóz. W sytuacji kontenerów istotne są terminy przyjęcia jednostki do portu oraz godziny powiązane z obsługą poszczególnych etapów. Przesunięcie terminu dostarczenia kontenera może mieć wpływ na sposobność załadunku na określony statek. Tak samo po przypłynięciu przesyłka może wymagać wymagania na wykonanie określonych czynności przed przekazaniem jej do dalszego transportu. Znaczenie ma także przygotowanie towaru. Ładunek pozostający przez dłuższy czas w zamkniętej jednostce transportowej powinien być stosownie rozmieszczony, zabezpieczony i zaprezentowany zgodnie z wymogami dotyczącymi danego przewozu.
Dużą część przewozów na terenie Europy oraz wewnątrz poszczególnych państw realizuje transport drogowy. Jego organizacja umożliwia na obsługę tras pośród magazynami, zakładami produkcyjnymi, terminalami i punktami handlowymi, jednak też tutaj występują ograniczenia, których nie da się ocenić wyłącznie na podstawie mapy. Samochód ciężarowy może posiadać problem z dojazdem do miejsca, do którego bez przeszkód dociera samochód osobowy. Wąskie drogi, ograniczenia tonażowe, niskie wiadukty czy brak miejsca na wykonanie manewru potrafią zmienić sposób realizacji dostawy. Na dłuższych trasach dochodzą utrudnienia powiązane z natężeniem ruchu, remontami i warunkami pogodowymi. Trzeba też uwzględnić czas potrzebny na odpoczynek kierowcy a także postoje wynikające z organizacji załadunku i rozładunku. W rezultacie bardzo dobrze zaplanowany przewóz nie polega jedynie na wyborze najkrótszej drogi. Istotne jest zestawienie parametrów ładunku z widokami na nadchodzące lata pojazdu, warunkami na trasie oraz wymogami panującymi w miejscach, przez które przesyłka będzie przechodziła.
Źródło: transport międzynarodowy LTL.