Wraz z rozwojem działalności liczba dokumentów potrafi rosnąć szybciej, niż zakładają osoby odpowiedzialne za ich porządkowanie. Na początku wystarczają zwykłe katalogi na dysku, lecz po kilku latach trudno przypomnieć sobie, gdzie zapisano konkretną umowę, protokół czy fakturę. Kłopotem nie jest wyłącznie liczba plików.

Znaczenie ma także ich nazewnictwo, kolejne wersje, daty powstania a także fakt, że ten sam dokument może być przechowywany w kilku miejscach. Program do archiwizacji dokumentów może być wykorzystywany do uporządkowania takiego zbioru, jednakże sposób jego konfiguracji powinien odpowiadać rzeczywistemu obiegowi dokumentacji. Innych ustawień wymaga nieznaczny dział, w którym powstaje kilkadziesiąt dokumentów miesięcznie, a innych organizacja przetwarzająca ich znacznie więcej.

W praktyce bardzo dużo uwagi wymaga określenie informacji, według których dokument będzie w późniejszym czasie wyszukiwany. Sama nazwa pliku na prawdę często okazuje się niewystarczająca. Przy większym archiwum przydatne mogą być dane dotyczące daty, rodzaju dokumentu, sprawy, kontrahenta czy osoby odpowiedzialnej za jego obsługę. Trzeba natomiast zachować umiar. Zbyt sporo pól do wypełnienia przy każdym zapisie wydłuża pracę i zwiększa ryzyko błędów, w szczególności gdy dokumentów jest na prawdę dużo. Z kolei zbyt ogólne oznaczenia powodują problemy w trakcie późniejszego wyszukiwania. Warto więc najpierw przemyśleć kilka typowych przypadków i sprawdzić, jak pracownicy realnie korzystają z dokumentacji. Dopiero na tej bazie można ustalić reguły, które będą możliwe do stosowania również przy większej liczbie plików.

Osobną kwestią pozostaje porządkowanie starszych zasobów. Nie za każdym razem opłaca się przenosić do nowego systemu właściwie każdy plik znajdujący się na dotychczasowych dyskach. W archiwach często występują kopie, dokumenty nieaktualne, niepełne skany a także materiały, których okres przechowywania już minął. Przeniesienie wszystkiego bez wcześniejszego przeglądu może wyłącznie przenieść istniejący bałagan do nowego środowiska. Przy dokumentach papierowych dochodzi jednak stopień skanowania i nadawania odpowiednich oznaczeń. Warto również ustalić, czy papierowy oryginał wciąż ma być przechowywany oraz kto odpowiada za jego dalsze przechowywanie. Takie decyzje zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących zasad a także przyjętych procedur wewnętrznych.

Przy organizowaniu archiwum elektronicznego nie można pomijać kwestii uprawnień i kopii zapasowych. Dostęp do dokumentów powinien wynikać z zakresu zadań, ponieważ w jednym zbiorze mogą znajdować się zarówno materiały ogólnodostępne dla pracowników danego działu, jak i informacje wymagające ograniczenia dostępu. Znaczenie ma też sposób tworzenia kopii zapasowych oraz sposobność odtworzenia danych po awarii. Warto przedtem sprawdzić, co dzieje się z dokumentem po jego zmianie, usunięciu lub zastąpieniu nowszą wersją. Są przypadki w których potrzebna jest historia przekształceń, w innych wystarczy przechowywanie aktualnego pliku wraz z określeniem daty jego wykonania. Przyjęte rozwiązania powinny być także okresowo moderowane, ponieważ sposób pracy organizacji może się zmienić, dokładnie tak samo jak liczba dokumentów i oczekiwania dotyczące ich przechowywania.

Dodatkowe informacje: program do archiwizacji dokumentów.